Wieso Gründer/Unternehmen ihre Rechnungen und Belege digitalisieren sollten - Ronald Rassmann

Aufgrund des Finanzamts unterliegen steuerrelevante Rechnungen und Belege einer 10-jährigen Aufbewahrungspflicht. In diesem Zeitraum dürfen Dokumente immer wieder für eine erneute Prüfung und Kontrolle angefordert werden. Doch das Wiederfinden von Nachweisen gestaltet sich leider nicht immer so einfach und ist zudem sehr arbeits- und zeitaufwendig. Daher steigen immer mehr Gründer / Unternehmen auf digitale Rechnungen um, da sich so die Aufbewahrung um ein Vielfaches effizienter gestaltet. Worauf man bei diesem Prozess achten muss und welche Vorteile es mit sich bringt, erfährt man im Anschluss.

Warum ist es sinnvoll, Rechnungen zu digitalisieren?

Jeder Betrieb (GmbH, UG, etc), selbst ein Kleinunternehmen, schlägt sich im Arbeitsalltag mit einer Menge Papierkram herum. Das kostet nicht nur Papier- und Druckkosten, sondern man darf dabei auch nicht auf die Lagergebühren vergessen, da oftmals der Platz mit sämtlichen Ordnern zu knapp wird. Denn laut dem Handelsgesetzbuch und dem Umsatzsteuergesetz müssen Dokumente mit einer kaufmännischen oder steuerlichen Bedeutung mindestens 6 Jahre aufbewahrt werden. Bei Jahresabschlüssen, Buchungsbelegen und Eingangs- und Ausgangsrechnungen liegt diese Frist sogar bei 10 Jahren. Man kann sich also vorstellen, welche Unmengen an Dokumenten sich sammeln, angefangen von Rechnungen, Belegen oder Nachweisen zu Reisekostenabrechnungen und vieles mehr. Doch dank der Digitalisierung solcher Ausdrucke lässt sich

der Papieraufwand erübrigen,
die Buchhaltung beschleunigen,
ein sicheres Archiv gewährleistet und
die Aufbewahrungspflicht leichter einhalten.

Außerdem findet man in Unternehmen bzw auch bereits in kleinen Startups immer häufiger eine Abrechnungssoftware vor. Dabei werden Dokumente nicht nur digital aufbewahrt, sondern die Buchhaltung samt Management hat jederzeit darauf Einblick, was folglich die Effizienz weiterer Prozesse steigert und einen besseren Überblick ermöglicht.

Welche gesetzlichen Vorschriften müssen beim Digitalisieren von Rechnungen beachtet werden?

Damit auch digitalisierte Rechnungen ohne größere Probleme wiedergefunden werden können, bedarf es nicht nur einer guten Archivstruktur, sondern es müssen ebenso die gesetzlichen Vorschriften beachtet werden. Zu den gesetzlichen Anforderungen zur digitalen Rechnungsaufbewahrung müssen unter anderem die GoBDs eingehalten werden, sprich die Grundsätze einer ordnungsgemäßen Buchführung in elektronischer Form und zum Datenzugriff. Digitale Rechnungen gehören demnach eindeutig indexiert und auch Daten-Clouds müssen den gesetzlichen Anforderungen entsprechen. Des Weiteren dürfen Rechnungen in Papierform erst vernichtet werden, sobald sie digital per Verfahrensdokumentation eingescannt wurden. Dabei müssen folgende Informationen beachtet und bereitgestellt werden:

Wer hat das Dokument eingescannt
Wurde auf Vollständigkeit und Lesbarkeit geachtet
Welche Hard- und Software wurde verwendet

Wichtig dabei ist, stets über die aktuellen GoBDs informiert zu sein, da sich diese aufgrund von technischen Neuerungen, ändern können. Denn wer gegen Punkte, wie Vollständigkeit, Richtigkeit oder Unveränderbarkeit, verstößt, kann sich strafbar machen. So kann beispielsweise von Steuerhinterziehung ausgegangen oder der gesamte Jahresbericht aberkannt werden.

Digitalisierte Rechnungen: Vor- und Nachteile

Eine solche Änderung ist in einem Unternehmen stets mit vielen Umstellungen, bezogen auf Prozesse und Arbeitsabläufe, verbunden, wovor es einige Betriebe abschreckt. Um sich daher ein entsprechendes Bild über die Vor- und Nachteile zu verschaffen, sind hier die wichtigsten aufgelistet:

Vorteile	Nachteile
Erhöhte Arbeitseffizienz und Zeitersparnisse	Datenverlust oder Datendiebstahl
Vollkommene Transparenz	Verstöße gegen die DSGVO
Kostenersparnis von Druck-, Papier- und Portogebühren	Anfallende Kosten zwecks Abrechnungssoftwares und Komplettlösungen
Leichtere Fehlerkorrektur bei digitalen Rechnungen

Langfristig gesehen profitiert ein Unternehmen aber auf alle Fälle vom Umstieg auf eine digitale Rechnungsverwaltung sowie auch digitale Buchhaltung! Vor allem lässt sich dies mit weiteren technischen Erweiterungen kombinieren, die für den Ablauf der Digitalisierung von Rechnungen wiederum vorteilhaft sind und diesen unterstützen.

Wie geht man beim Digitalisieren von Rechnungen vor?

Mittlerweile bieten sich mehrere Wege an, Rechnungen zu digitalisieren. So können Eingangs- und Ausgangsrechnungen bereits in digitaler Form von Händlern oder Lieferanten angefordert oder auch gleich so verschickt werden.

Tipp: Dafür eignet sich eine zentrale E-Mail-Adresse, um alle Rechnungen in einem Ordner gesammelt zu haben.

Eingehende Papierrechnungen müssen händisch eingescannt und in ein entsprechendes Dateiformat gebracht werden. Bei einer Vielzahl an Dokumenten bietet sich entweder ein Scan-Gerät mit einem automatischen Einzug an oder man greift auf eine entsprechende Software zurück, die zugleich GoBD-konform arbeitet und zusätzlich als DATEV-Schnittstelle dient.

Fazit

Die ordnungsgemäße Aufbewahrung von Rechnungen und Dokumenten gehört mitunter zu den wichtigsten Aufgaben der Buchhaltung. Denn bei Verletzung und Missachtung der gesetzlich festgelegten Aufbewahrungspflicht können Konsequenzen in unterschiedlichem Ausmaß drohen. Allerdings ist es nicht immer so einfach, Belege von vor 10 Jahren problemlos wiederzufinden, weshalb die Digitalisierung solcher Nachweise die Lösung darstellt. Nicht nur führt diese Umstellung zu einem hohen Zeit- und Arbeitsersparnis, sondern es erübrigen sich sämtliche Papier-, Druck- und Lagerkosten. So ergibt sich außerdem eine vollkommene Transparenz und auch Fehlerkorrekturen lassen sich bequemer durchführen. Allerdings gibt es genauso bei der digitalen Aufbewahrung die gesetzlichen Vorschriften und GoBDs, bezüglich einer ordnungsgemäßen Archivierung, Vollständigkeit, Richtigkeit und Unveränderbarkeit, zu befolgen. Bei der Umsetzung kann zusätzlich der Einsatz von Abrechnungssoftwares oder Komplettlösungen sehr hilfreich sein.